先写一句能站住的判断，再往下排三层

确认当前在回答什么问题

动笔前先停一下。问自己一句：这轮沟通要回答的问题到底是什么？

如果答不完整，不往下写。后面排的所有材料都围绕这个问题展开；问题没站住，材料排得再整齐也在打空靶。

写邮件时，这个问题通常是"我要请对方做什么决定"。做汇报时，通常是"听的人最需要先拿走什么判断"。答追问时，通常是"对方刚才那句话到底在问什么"。

用一句完整的话写出最上层判断

这一步是整个流程的核心动作。写出一句对当前问题的直接回答——要求是完整的判断句，不是主题词，不是名词短语。

"关于项目进度的几点说明"不算。"本周不建议上线，关键风险在数据口径和回滚路径"算。

这句话要满足三个条件：

• 它在回答一个真实问题。
• 它能在当前信息范围内成立。
• 它能自然引出下一层追问。

写不出来时不要硬写。回到上一步，重新确认问题定义。卡在这一步，说明判断还没收束完。

补两到三组支撑理由，每组回答同一个问题

最上层判断写完，往下补理由。每组理由回答一个"为什么这句判断成立"。三组理由分别可能回答：为什么现在该这么做、为什么别的选项不可行、为什么风险可控。

关键检查：同一组内的条目是不是同一类东西。现象、原因、建议混在一组里，读的人会被迫自己做分类。

每组先放一句小结论，再放两到三条支撑材料。材料不需要一次补满，够让这一层站住就行。

写了五六条收不成三组时，先看有没有重复、有没有从属关系。归组做的是判断，不是排版。

给每组选一个排列顺序

三组理由成立以后，决定排列顺序。常用的只有三种：

按时间排——适合讲过程、复盘、演进。

按结构排——适合讲一个对象的不同组成部分。

按重要性排——适合讲建议、风险、优先级。

选不出来，说明归类可能还有问题。顺序选定后回头看一遍：对方沿着这个顺序读下去，是不是不用额外解释就能理解各组之间的关系。

把背景砍到刚好够托出问题

稿子越写越长，主要不是理由太多，是背景太舍不得删。

背景只做一件事：让当前问题浮出水面。它完成这件事就该停。

写背景时只保留三类信息：对方不知道就接不上问题的前提、直接影响结论理解的约束、导致当前局面的关键转折。其余先放附录或备注。

开头超过三段还没进入问题和回答，优先砍前面。

写完后检查四个位置

写着写着又觉得散了，不要全删重来。先查四个地方：

第一，最上面是不是一句回答。如果是主题词或模糊立场，先改这一句。

第二，同一层有没有混进不同性质的内容。有的话，先拆层。

第三，三组理由是不是在支撑上层判断，而不是各说各话。不是的话，重归组。

第四，背景是不是超过了"刚好够用"的长度。超了先砍前面，不先修后面。

大多数时候，稿子上面一两层站稳，后面会自己变清楚。

完成的判断标准

一次输出跑完，至少留下四样东西：

• 一句最上层判断
• 两到三组支撑理由
• 每组下面的关键材料
• 一句面向对方的请求或下一步动作

完成的标准也直接：对方读完后能在三十秒内复述你的结论，知道你为什么这么说，知道接下来该怎么接。

还需要在结尾补一句"我其实想说的是"，说明上层判断没站住，回到第二步重来。