动笔前先回答一个问题：你的结论是什么
拿到任务后不要直接打开文档。先用一句话说出核心主张。
判断标准：如果你把这句话发给对方，对方能不能立刻知道你想干什么。"我建议采用方案A"是合格的结论。"关于方案选择的几点思考"不是——那是标题，不是结论。
说不出一句话的结论？说明还没想清楚。这时候不要硬写，先做后面的"自下而上倒推"。
结论有了，列出支撑理由
结论确定后，列出支撑它的理由。通常三条就够。每条理由回答一个"为什么"。
"我建议采用方案A"的三条理由可能是：成本最低、实施周期最短、团队已有经验。
列完之后做 MECE 检查——两个问题就够：
- 这三条有没有重叠？成本低和预算省是同一件事，保留一条。
- 有没有明显遗漏？如果对方一定会问风险，而你没列，就是漏了。
检查花不了两分钟。但省掉这一步，汇报时被追问到空白处的概率会高得多。
每条理由再展开一层
三条理由各自还需要支撑。这一层可以是数据、事实或子论点。
关键纪律：上一级必须能概括下一级的所有内容。如果"成本最低"下面列了竞品对比、团队效率、历史项目复盘，问自己——这三个放在一起，"成本最低"能概括它们吗？
竞品对比可能更适合放在另一条理由下面。概括不了的，说明归组有问题。调整归组，不要硬凑。
开头用 SCQA 把读者接进来
正文结构搭好了，再写开头。SCQA 是一个固定动作：
- 情境（S）：对方已经知道的背景事实
- 冲突（C）：打破情境的变化或问题
- 问题（Q）：由冲突引发的核心问题
- 答案（A）：你的结论
一个例子："公司计划Q3上线新产品（S），但当前研发进度落后三周（C），是否需要调整上线时间表（Q）。建议推迟两周上线，理由如下（A）。"
SCQA 不是为了写得漂亮。它让读者在进入论证之前，和你站在同一个信息起点。
写不出结论时：自下而上倒推
有时候确实还没形成结论。材料很多、方向不清、判断没定。
这时候用自下而上的方法：把已经知道的所有事实、发现、数据全部列出来。不管顺序，先全倒出来。
然后找关系——哪些说的是同一件事？归到一组。每组用一句话概括。几个组的概括再往上归纳，直到归出一个总结论。
归不出来，说明材料之间的逻辑关系还没搞清楚。这时候需要补充分析，不是补充写作技巧。
怎么知道写完了
一份结构化材料至少满足三个条件：
开头有明确结论——不是"关于……的分析"，是一个可以直接回应的判断或建议。
每一层向上概括成立——随便指一个标题，它下面的所有内容都服务于这个标题，不多不少。
MECE 检查通过——同一层的几个要素之间没有重叠、没有明显遗漏。
三个条件都满足，这份材料就能让对方在三十秒内知道你要什么。